Hot-desking近年在商界企業之間越來越盛行，員工在此模式下不會擁有固定的辦公桌，而是與其他同事共用辦公室內的辦公桌。經歷多年的疫情，企業推行Hot-desking的速度亦加快了不少，其中以銀行業界最為明顯。而使用IoT技術升級智能辦公室，可以強化Hot-desking工作模式的便利性和流動性，增強企業的工作效率。
早於疫情開始，銀行業就開始Hot-desking。花旗、滙豐、恆生等多家銀行都積極將員工的工作環境轉變為非固定的共用辦公桌。目的是讓工作安排更為靈活，不少員工都需要前往其他辦公室與同事交流和合作，透過辦公室的設計促進員工之間的互動。據最早推行Hot-desking的花旗的調查顯示，有80%的受訪員工認為在新的開放式工作環境生產力更高，亦有83%的人認為新模式更有利合作，87%的人認為新模式讓他們與上司更容易接觸。
滙豐行政總裁祈耀年(Noel Quinn)最近就向外媒宣布取消滙豐倫敦總行的行政人員樓層，全面改為Hot-desking辦公室。透過他分享的照片顯示，行政人員轉往無獨立房間的辦公桌工作，並將舊的或多出來的空間改造成客戶和內部會議室。祈耀年指出這個決定是回應員工想以更具彈性的模式工作，並對後疫情銀行與客戶來往模式的改變。他以自已作為例子，許多高層人員有超過一半時間都在出差，一星期可能有五日都不在辦公室上班，設專用辦公室只是浪費土地資源。
事實上，除了工作環境的轉變，滙豐此舉更著眼於減省成本。銀行正計劃以Hot-desking及混合工作模式取代固定的辦公室，藉此減少四成的物業成本，預計於倫敦地區只保留總部，其餘辦公室的租約到期後便退還。
要同時提升工作效率與降低營運成本，利用IoT技術去強化Hot-desking，升級成智能辦公室是一個理想的方案。IoT技術協助辦公室的運作數據化和自動化，進一步提升企業效率。在經過IoT升級的Hot-desking辦公室，員工可以經由集成資訊的控制平台了解到辦公室內的辦公桌的使用情況，管理層亦可以經平台了解到員工的值勤情況，方便安排哪部份員工回辨公室，哪部份員工維持在家工作，協助企業更有效地分配座位。
IoT技術亦可以提升Hot-desking辦公室的能源使用效率，減少能源成本。IoT智能插座可以控制辦公桌的供電，當員工使用控制平台登入後，其選擇的辦公桌就會自動供電，供應員工一天的工作。另外，辦公桌的電話亦會自動接駁員工的熱線號碼，讓員工無論在何處都可以與客戶保持通訊。當員工結束一天的工作，電源就會自動中斷，使到電器不會在下班時間空轉浪費電力。辦公室內的公用空間和會議室亦可以安裝活動感應器和計時器，一旦偵測到房間一段時間無人使用，就自動關閉房間內的電燈，幫助企業節省能源成本。
IoT技術同時為企業收集大數據。設備的運作和感應情報都會傳送至中央平台，管理者可以透過圖表等方式視覺化閱讀和分析數據，提升對辦公室環境的感知力。當中包括辦公室的溫度與濕度、空間佔用情況、耗電量、保安記錄等等，企業掌握這些數據後，就可以進一步改善辦公室的運作情況，提升營運效率。
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現時市場上有各式各類的IoT設備，在缺乏權威的規格或標準下，不同品牌使用不同的協定使到客戶只能一個個網絡獨立使用。GUNA簡化不同品牌IoT設備間的連接，將不同的IoT網絡整合成單一網絡，使到客戶選擇IoT設備時更有彈性，同時節省管理的成本和時間。
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