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  • tommok5

【智能辦公室】讓工作更具彈性 混合工作模式受跨國企業熱捧


互聯網和雲端技術解放了員工的地域限制,員工無論何時何地都能夠繼續辦公。疫情令在家工作日漸盛行後,新的混合工作模式應運而生。這種允許員工部份時間在家工作,部份時間回到辦公室上班的安排,已逐漸成為職場的新趨勢。


混合工作模式將辦公室和遙距工作結合,員工可以靈活上班,為僱主和僱員都帶來正面成效。具彈性的工作模式讓員工有多個選擇,某些難以在家工作的員工,或因家庭因素難以集中精神工作的員工,可以選擇回到辦公室上班。而對苦於通勤時間和成本的員工,則可以選擇在家工作。


混合工作模式受員工所歡迎,跨國管理諮詢公司Accenture的一項研究發現83%的受訪者表示他們認為混合工作模式將是未來最好的模式。而美國的調查發現年輕一代的員工都視混合工作模式為必要,假如無法提供這個選擇,他們會選擇辭職。因此,採用混合工作模式已成為職場上留住人才的新趨勢。


混合工作模式提供員工的好處,例如

l 靈活性上升:員工可以按個人情況自由選擇工作地點,使到工作模式更貼合自己的生活。

l 工作與生活得到平衡:減少往返辦公室的通勤時間,員工可以將更多的時間和心神用於處理其他差事。

l 留住人才:員工對工作滿意度提升,減低人員流失。


混合工作模式亦為企業帶來好處,例如:

l 降低營運成本:員工遙距辦公使企業在租金、裝修和維護辦公室上的成本更少。

l 爭取優秀人才:求職者都想尋找提供混合工作模式的僱主。提供混合工作模式為企業吸引優秀的求職者。

l 員工表現提升:員工的滿意度提升,他們的工作表現亦因此提升


如何成功實施混合式辦公模式

l 提高管理效率:管控員工工作狀況,協理和管理遙距工作和辦公室的員工的工作內容。利用物聯網記錄返回辦公室的員工數量方便安排座位,並利用網絡會議軟件和雲端文件分享平台讓兩地的員工方便地進行交流和協作。

l 確保網絡安全:遙距工作的員工依靠互聯網與其他同事保持聯絡,中間的信息和檔案傳輸需要得到妥善保護,以免敏感信息洩漏,或被駭客入侵系統。企業應加強在網絡防火牆的投資,確保使用的防火牆全面地覆蓋遙距工作員工在內的裝置。企業更可以為員工提供具加密功能的VPN,幫助員工以安全途徑接觸企業的系統和檔案。

l 提供足夠支持:無論是對選擇在家工作還是留在辦公室的員工,企業都應該對他們提供充份的支持,以讓他們無論在任何地方都能夠靈活方便地工作。企業對遙距工作的員工的裝置提供足夠的防護和VPN以保障裝置和網絡安全,網絡會議軟件、文件共享平台和辦公軟件,讓員工在家都能夠便利地工作。


混合式工作模式逐漸流行,員工的工作地點亦得以不受限制,傳統辦公室亦需要轉型成智能辦公室,以適應工作模式的改變。


智能辦公室使用Hot-desking設計配合混合工作模式下靈活變動的工作環境。混合工作模式下於辦公室辦公的員工減少和保持輪替,Hot-desking設計下員工共享使用辦公桌,使企業可以減少常駐的辦公桌數量,釋放辦公室的空間,或租用較小的辦公室,節省租金成本。


結合物聯網技術,智能辦公室能使Hot-desking的運作智能化和自動化。員工如果選擇回辦公室辦公,只需在電子平台以員工證登記,即可自由挑選空置辦公桌開始工作。智能插座和熱線電話將在登記後自動啟動,為辦公桌供電和接駁成員工的個人熱線號碼,方便即時開展工作。下班後智能插座會自動停止供電,幫助企業節省能源成本。


混合工作模式下辦公室所需的辦公桌減少,可以釋放更多的空間予企業作其他用途,例如是改裝成會議室供員工與遙距工作的同事或客戶進行會面。企業亦需要架設良好的網絡系統以及網絡防護方案,讓辦公室與遙距工作的員工都能在一個順暢及安全的環境下工作。


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